Als begeleider ga je met vertrouwelijke informatie om . Vanwege de nieuwe privacy wet moeten we nog zorgvuldiger omgaan met deze informatie. Veel van deze info wordt verspreid via email. Hier de richtlijnen voor aangetekend mailen.
Documenten die aangetekend gemaild moeten worden
De volgende documenten dienen aangetekend gemaild te worden:
- Documenten die een vertrouwelijk karakter hebben of privacy-gevoelige informatie bevatten zoals cliëntgegevens.
- Documenten die een deadline voor verzending of ontvangst hebben en waarbij er een financieel of juridisch risico optreedt als de deadline niet gehaald wordt, en waarbij dus een bewijs van verzending/ontvangst gewenst is.
Hieronder een lijst met documenten die in ieder geval aangetekend gemaild dienen te worden. Daarbij zijn in het kader van de privacywetgeving waar het cliënten betreft vooral punt 1 t/m 8 erg belangrijk.
- Stukken van klantdossiers en personele dossiers
- Gezinsherenigingsaanvragen
- Aanvragen verlenging verblijfsvergunning
- VluchtVerhaalAnalyses (VVA)
- Bijwoonverslagen
- Interventieverzoeken
- Procedurele stukken, bewijsmiddelen, bezwaarschriften, juridische zaken
- Overige correspondentie over cliënten met de IND of met advocaten
- Correspondentie m.b.t. klachten en klachtafhandeling
- Contracten (financiële contracten, personele contracten, leverancierscontracten)
- Overeenkomsten en offertes van/met zzp-ers
- Beschikkingen m.b.t. subsidies
