Voor wie is het spreekuur?
De spreekuren zijn bedoeld voor cliënten van VW
In VVS op spreekuur schrijven dat doe je pas als de client uit fase coaching Vestiging en coaching Integratie is. Komt cliënt voor die tijd, schrijf dan je werkzaamheden en notities bij coaching Vestiging of Integratie
Als iemand al meer dan 5 jaar in Nederland is, moet je je afvragen of deze persoon nog hulp nodig heeft. Na 5 jaar roepen we de cliënt ook op om het fysieke dossier op te komen halen.
Doel
Doel van de spreekuren is dat een klant coaching krijgt bij het oplossen van een probleem, het invullen van een formulier, navragen hoe iets zit. Een begeleider denkt met de klant mee over hoe hij zijn zaken zelf zou kunnen regelen. Ook belangrijk is dat mensen terecht kunnen voor een luisterend oor.
Hoe pak je het aan?
Spreekuur draaien is voor 80% gezond verstand, de andere 20% is kennis van de organisatie, de sociale kaart, communicatievaardigheden en inlevingsvermogen in een ander.
Zorg dat je op tijd aanwezig bent, zodat je tijd hebt om je mail te checken, je postvakje te bekijken, dingen klaar te leggen.
Als je iets niet weet, zoek het dan goed uit, door op internet te kijken, er achteraan te bellen, te informeren bij je collega’s.
Tijdens het spreekuur
- Pak altijd het fysieke dossier van de cliënt erbij.
- Zorg dat je het VVS-dosier van de cliënt open hebt staan, lees eerst de rapportage van de afgelopen keer door. Dan voorkom je dat je bijvoorbeeld dingen dubbel doet.
- Check of de juiste gegevens in VVS staan, zoals adres, telefoonnummer. Vul gegevens aan als ze nog niet ingevuld staan (bijv. bsn).
- Zet direct en altijd alles in VVS wat je doet. Concreet en beknopt, zodat iemand anders ook snapt wat er gedaan is.
- Inventariseer van tevoren wat de vragen zijn van de cliënt. Dan heb je een idee wat je allemaal moet doen en kun je een handige volgorde bepalen.
- Registreer elke vraag apart in VVS!
- Laat cliënten meewerken. Laat ze zelf een brief voorlezen of een formulier invullen of bellen. Probeer altijd gebruik te maken van de kennis en capaciteiten van een klant. Neem zaken niet klakkeloos over maar betrek de klant bewust bij de oplossing van een probleem of het invullen van een formulier. Als je dit niet doet, dan help je de klant alleen maar om meer afhankelijk te worden en dat staat haaks op onze doelstellingen.
- Als een cliënt bij je aan je bureau aanschuift, probeer dan ook even om echt contact te maken en bijvoorbeeld na te vragen hoe het met iemand gaat. Sta bijvoorbeeld even stil bij het laatste contact. Hoe lang is dat geleden en hoe dat is verlopen, wat is de klant aan het doen op het terrein van inburgering, werk opleiding of andere dagbesteding en hoe bevalt dat? Kortom, probeer even los te komen van het probleem of het formulier waar de klant mee komt. Toon belangstelling naar het leven van iemand.
- Spreek zoveel mogelijk Nederlands. Mensen leren een taal alleen als ze hem ook gebruiken!
